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¿Por qué contratar a profesionales para tus eventos?

¿Cuántas veces has escuchado a un cliente decir esto?… “mi cuñado hace logos”. O “mi primo hace fotos”. “Son buenos y sobre todo, más baratos”. Las agencias que nos dedicamos a la producción de eventos, cada vez que lo escuchamos, nos ponemos a temblar, porque se avecinan marrones a la vista… No es que dudemos de la profesionalidad de estas personas, solo que por desgracia, los aficionados suelen dar más inconvenientes que facilidades. Está claro que todo eso supone una reducción de presupuesto. ¿Pero a qué coste?

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Es en ese momento en el que una agencia profesional tiene que saber decir NO. Pero no es nada fácil. O sí lo es…

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Lo importante es ser sincero y hacer entender al cliente que no se puede arriesgar a no contar con profesionales porque de la unión de un equipo potente, depende el éxito de un evento. Os vamos a adelantar algunos ejemplos:

1.Un buen fotógrafo para revivir una buena experiencia

Cuando realizamos un evento, ya sea un congreso, un evento corporativo, un incentivo… etc, es muy importante captar la esencia del mismo. Tomar fotografías de calidad supone que puedas tener un archivo potente para después mostrar todo lo que se ha hecho. Olvidémonos de las fotos con los móviles (que aunque nos pueden servir para colgar en redes sociales) no son buenas como portafolio. ¿De qué sirve hacer el evento de tus sueños si no inviertes en un profesional que lo capte? ¿Cómo demuestras luego si fue un éxito o no? Un fotógrafo profesional esta acostumbrado a hacerlo. Dispone tanto del equipo técnico como de las habilidades creativas necesarias para saber “captar la esencia” Además, tiene un tiempo de post-producción para corregir esos detalles necesarios para que cada foto sea una historia por sí misma.

Ejemplo de una mala fotografía. Por analizar un poco más la imagen, el enfoque esta mal realizado. El escenario no es el mejor. La luz, tampoco…

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Ejemplo de una buena fotografía. Evento corporativo para la compañía internacional CSC realizado por When&Where en Avilés. Nuestro colaborador fotógrafo, Nacho Cosío supo captar la cercanía de la gente y transmitir a través de sus miradas, lo que fue el encuentro.

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2.Un buen diseño web para un congreso, necesita transmitir todos los valores del mismo

A veces las grandes OPC especializadas en organización de congresos, intentan acaparar la organización de todo. Pero algo que muchas veces se descuida es la personalización del mismo. Detenerse en esos detalles que hacen que un Congreso sea único. Por ejemplo, muchas veces nos encontramos con congresos internacionales de enorme importancia, gestionados por super agencias de OPC pero que disponen de una web muy descuidada. Desde When&Where como OPC, buscamos siempre la personalización de todo. El contar con un equipo de profesionales reales que desarrollen su trabajo con una calidad extraordinaria. Tanto en páginas web, como en fotografía, diseño… En When&Where creemos en el dicho de “zapatero a sus zapatos”.

Página web que no debes tener para un congreso (poco intuitiva y poco útil, pero sobre todo, falla la usabilidad) No se puede abusar de los colores, de los textos metidos “a capón” o de los banners

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Página web de un congreso con calidad. When & Where como secretaría técnica oficial de las XIV Jornadas Españolas de Documentación Fesabid15, realizó, con su equipo de diseñadores, una página web útil, con un diseño actual que iba diariamente actualizándose de contenido y de información y que, en general, aglutinaba todos los temas de interés para el asistente. En resumen, una web con buena usabilidad. Con toda la información ordenada y organizada. Fotos, actas, y enlace directo a las redes sociales. Y utilizando la misma línea del diseño realizado para el Congreso. En este caso, contamos con la colaboración de nuestra diseñadora y programadora Emilia Lareo, La idea principal: que todo respirase al congreso. Adaptamos el diseño global, a la web.

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3.Para estar en la red, hay que saber qué es la red. La importancia de contratar a un community manager.

Todo el mundo conoce las redes sociales, o participa en varias de ellas de forma personal. Pero no todo el mundo las sabe utilizar de la forma correcta en el ámbito empresarial. Cada red social tiene una manera de funcionar y cumple unos objetivos. Saber elegir las plataformas adecuadas en las que vamos a tener presencia, y gestionar, no solo contenido, si no estrategias de comunicación online que lleguen a nuestro público objetivo, es tarea de profesionales de este sector. No todo el mundo tiene conocimientos de marketing ni sabe realizar estas funciones. Estar en Facebook, en twitter o llevar los contenidos de un blog, no es publicar cualquier cosa. Todo tiene que llevar una estrategia detrás.

Cosas que no debes decir en las Redes Sociales. De sobra es conocido las meteduras de pata de algunos famosos en las redes.

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Un community manager sabe lo que cuenta y cómo contarlo. Desde When&Where, como agencia de comunicación y contando con un gabinete de prensa propio, trabaja diariamente en la gestión de redes sociales de todos los ámbitos: turismo, hoteles, viajes, congresos, fundaciones culturales… Nuestra idea, crear estrategias personalizadas para cada sector. Plantear una buena comunicación y llegar a quien tenemos que llegar. De nada sirve conseguir nuevos me gusta o seguidores. Hay que apelar a quien interesa realmente la marca en cuestión.

4.Ambientar un evento es tarea de creativos, no de un wedding planner.

Está muy de moda el tema de los wedding planner. Algo que está muy bien para eventos sociales. Pero hay que tener en cuenta que eso NO es marketing. Y que por muy “cuqui” que pueda quedar un espacio, no es lo mismo ambientarlo para un congreso, por ejemplo, o para una reunión corporativa, que para una boda. Volvemos al dicho “zapatero a tus zapatos”. Los profesionales del marketing, sabemos lo que hay que mostrar y cómo decorarlo. En When&Where contamos con un equipo de diseñadores que piensan en marca, piensan en cliente y piensan en diseño personalizado.

Como no decorar un evento corporativo.
Los globos solo rompen la idea de espacio. Aunque nos parezca surrealista, son muchas las empresas que siguen utilizando globos (por muy bonitos que sean) para acotar un espacio. Lo hacen sin pensar, y sobre todo, sin tener en cuenta que en el siglo XXI lo que prima es la sostenibilidad. Todos los congresos y eventos lo demandan, por lo que el tema “globos”, plásticos y demás, no va muy acorde con ello. También hay que pensar que sillas de plástico o sillas forradas de lazos de “boda” tampoco casan con los eventos empresariales. Sirven para otro tipo de eventos (los sociales) pero no para el marketing. Este último requiere de una tarea de personalización creativa. Diseñar en exclusiva por parte de creativos (que no tiene por qué dispararse económicamente) pero al menos, conseguir la diferencia para tus clientes.

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Cómo ambientar un evento corporativo. When&Where, de la mano de uno de sus colaboradores de catering más habituales, Sergio Rama, apuesta siempre por diseñar espacios únicos. Utilizar la sostenibilidad tanto en la propia comida, como en la presentación de esta, y en los materiales utilizados para decorar un evento. En este caso, mostramos una imagen de lo que es una feria sostenible a todos los niveles. Partimos de un espacio totalmente diáfano, y se diseñaron stands y un catering muy especial, con comida ecológica y presentada sobre material sostenible.

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¡Muchas gracias por leernos! Hasta el próximo.

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